E-Rechnung
Für alle, die Rechnungen an andere Unternehmen schreiben
Empfangen musst du längst. Ausstellen kommt.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, kommt gestaffelt, und dein Termin hängt an deinem Umsatz. Wer erst im Dezember anfängt, stellt im Januar keine Rechnungen. Unten steht dein Datum.
PDF ist keine E-Rechnung
Eine per Mail versandte PDF-Rechnung ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm, den Maschinen lesen — XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Der Vorsteuerabzug hängt daran
Wer eine Pflicht-E-Rechnung nicht in zulässigem Format erhält oder ausstellt, riskiert Streit über den Vorsteuerabzug. Das trifft nicht dich allein, sondern auch deine Kundschaft.
Archivierung ist kein Detail
Der strukturierte Teil der Rechnung muss acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner mit ausgedruckten PDFs erfüllt das nicht.
Umstellung auf die E-Rechnung
Wir sagen dir dein Datum, prüfen deine Software und stellen den Rechnungsausgang so um, dass er am Stichtag läuft.
- Feststellung, ab wann du ausstellen musst — nach deinem tatsächlichen Vorjahresumsatz
- Prüfung deiner Software auf Erzeugung und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD
- Einrichtung des Empfangswegs und der Weiterleitung zu uns
- Revisionssichere Archivierung des strukturierten Datensatzes über acht Jahre
- Abgrenzung der Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer
- Testlauf mit echten Belegen, bevor die Pflicht greift
Wann trifft es dich?
Dein Stichtag hängt am Gesamtumsatz des Jahres 2026.
1. Januar 2027
Ab diesem Tag musst du E-Rechnungen ausstellen. Deine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026.
Empfangen können musst du E-Rechnungen unabhängig davon bereits seit dem 1. Januar 2025.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuerrechts, nicht der handelsrechtliche Umsatz. Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer bleiben unberücksichtigt.
Fristen, Formate, Ausnahmen
Der Zeitplan
Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden. Praktisch wirkt seitdem vor allem die Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können, und dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den Versand einer E-Rechnung nicht mehr erforderlich.
Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also Papier oder PDF. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Erleichterung fort, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr — also im Jahr 2026 — nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ohne Übergangsfrist verpflichtend.
Für Verfahren des elektronischen Datenaustauschs, die den Anforderungen an eine E-Rechnung nicht entsprechen, gilt eine eigene Übergangsregelung bis Ende 2027. Wer heute EDI einsetzt, sollte deshalb mit seinen Partnern klären, ob und wann diese Verfahren normkonform werden.
Was als E-Rechnung gilt und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland erfüllen das insbesondere die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei dem ein PDF und ein eingebetteter XML-Datensatz zusammen ausgeliefert werden. Maßgeblich ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil.
Eine PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung — auch dann, wenn sie elektronisch versandt wird. Das ist der häufigste Irrtum in der Praxis, weil viele Betriebe seit Jahren papierlos fakturieren und annehmen, damit sei die Anforderung erfüllt.
Ausgenommen bleiben Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Leistungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG. Ebenfalls außerhalb der Pflicht liegen bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Rechnungen an Privatpersonen. Die Empfangspflicht besteht davon unabhängig.
Was du praktisch tun musst
Der Empfang ist der einfachste Teil: eine feste Adresse für Rechnungseingänge, aus der die Belege ohne Umweg in deine Buchhaltung und zu uns laufen. Wichtig ist, dass diese Adresse nicht das persönliche Postfach einer einzelnen Person ist, sonst stockt der Eingang bei Urlaub und Krankheit.
Beim Ausstellen entscheidet deine Software. Prüfe, ob dein System XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugt und ob deine Stammdaten dafür vollständig sind — Leitweg-Identifikationsnummern bei öffentlichen Auftraggebern, korrekte Steuernummern, eindeutige Zahlungsbedingungen. Fehlende Stammdaten sind bei der Umstellung der häufigere Stolperstein als das Format selbst.
Bei der Aufbewahrung gilt: Der strukturierte Teil der Rechnung ist unveränderbar über acht Jahre aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine bloße PDF-Ablage genügt nicht. Wer heute schon revisionssicher archiviert, hat diesen Punkt erledigt; alle anderen sollten ihn zusammen mit der Umstellung angehen. Stand der Angaben: September 2026. Die Ausführungen sind allgemein gehalten und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
Fragen, die uns oft gestellt werden
+Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Liegt dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, endet deine Übergangsfrist schon am 31. Dezember 2026, du musst also ab dem 1. Januar 2027 ausstellen. Bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz hast du bis Ende 2027 Zeit.
+Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, das Rechnungen entgegennimmt. Eine Zustimmung zum Empfang kannst du nicht mehr verweigern.
+Ist meine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, auch wenn du sie per Mail verschickst. Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sein.
+Welche Formate sind zulässig?
In Deutschland vor allem die XRechnung als reines XML und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Andere Formate sind möglich, wenn sie die Norm EN 16931 erfüllen.
+Gibt es Ausnahmen?
Ja: Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern nach § 19 UStG fallen nicht unter die Ausstellungspflicht. Ebenso Rechnungen an Privatpersonen und bestimmte steuerfreie Umsätze. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt trotzdem.
+Was passiert, wenn ich zu spät umstelle?
Dann stellst du Rechnungen aus, die nicht den Anforderungen entsprechen, und dein Gegenüber bekommt Probleme beim Vorsteuerabzug. In der Praxis führt das zu Rückfragen, Korrekturen und verzögerten Zahlungen — das operative Risiko wiegt hier schwerer als die steuerliche Sanktion.
+Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Der strukturierte Teil ist acht Jahre unveränderbar aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine einfache PDF-Ablage erfüllt diese Anforderung nicht. Wer noch nicht revisionssicher archiviert, sollte das mit der Umstellung zusammen erledigen.
+Was ist mit EDI-Verfahren?
Für Verfahren des elektronischen Datenaustauschs, die den Anforderungen an eine E-Rechnung nicht entsprechen, gilt eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Ob dein Verfahren normkonform ist, klärst du am besten frühzeitig mit deinen Partnern. Danach gelten dieselben Anforderungen wie für alle anderen.
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